TOPdesk is met meer dan 4.000 klanten een van de grootste spelers op het gebied van service managementsystemen. Om alle faciliteiten van een gebouw te kunnen managen, heeft TOPdesk een FMIS (facility management information system) ontwikkeld wat al jaren lang succesvol wordt ingezet bij diverse partijen.
Binnen dit FMIS worden alle aspecten van een pand beheerd; gebruik en reserveringen van ruimten, beheer van contracten maar ook het onderhoud. Wij spraken Nienke Best – product owner bij TOPdesk over onze systemen.
“Door de slimme sparing van Senbased aan ons FMIS te koppelen, maakt dit de opvolging van schade aan brandwerende doorvoeren in uw gebouw makkelijker. Onze klanten ontvangen automatisch een notificatie als er een schade of doorboring onopgemerkt is.”
Omdat de meeste partijen hun inspectie van brandwerende doorvoeren eens per jaar doen en vaak op basis van steekproef, komt het geregeld voor dat schade en zelfs doorboringen onopgemerkt blijven. Een inspectie is een altijd een momentopname. Vaak komt er na zo’n inspectie veel ongepland meerwerk naar boven en na verloop van tijd weten gebouweigenaren eigenlijk niet meer hoe het ervoor staat met de compliancy rondom de brandwerende doorvoeren. In ieder geval niet tot aan de volgende (steekproef)inspectie welke soms een jaar of zelf meerdere jaren later uitgevoerd wordt.
Gebouweigenaren en -beheerders spreken bepaalde SLA’s (Service Level Agreements) met elkaar af om ervoor te zorgen dat het gebouw in goede staat is en blijft, maar de gebruikers er ook optimaal van kunnen profiteren. Inspecties en onderhoud zijn ook opgenomen in de meeste SLA’s, echter is het moeilijk om de vinger goed aan de pols te houden.
Door Senbased te koppelen aan TOPdesk, wordt automatisch elke schademelding of doorboring als melding in TOPdesk gezet.
“Door de real time inzichten welke de slimme sparing van Senbased biedt, is het mogelijk om snel opvolging te geven aan de schade van de brandwerende doorvoeren en daarbij ook de betreffende SLA’s hieraan te koppelen welke de aantoonbaarheid van het voldoen aan de afspraken en daarmee de kwaliteit van uw dienstverlening te waarborgen.”
Wij vinden het belangrijk om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de behoefte en bedrijfsprocessen van de klant. Daarom is het mogelijk om via een API (Application Programming Interface) een eenvoudige integratie te maken tussen de FMIS van TOPdesk en de slimme sparing van Senbased.
“Niets vervelender dan aparte dashboards te moeten raadplegen om een totaaloverzicht te houden. Door Senbased te koppelen aan TOPdesk, wordt automatisch elke schademelding of doorboring als melding in TOPdesk gezet. Schademeldingen van de doorvoeren van uw gebouw zijn slechts één van de vele zaken die u in uw portefeuille hebt, maar hiermee wel bijzonder makkelijk inzichtelijk gemaakt. Doordat deze schades automatisch als melding in TOPdesk wordt geregistreerd houdt u gemakkelijk het totaaloverzicht over de staat van uw gehele gebouw.”
Om de meldingen in een overzicht weer te geven, stellen wij facilitair managers in staat om werkzaamheden proactief te plannen, wanneer het hen uitkomt afhankelijk van prioriteit. Hierdoor komen zij niet meer achteraf tot de conclusie dat er veel meer werk gedaan had moeten worden, welke niet in budget is opgenomen, waar eigenlijk geen tijd voor is of welke door contractvormen lastig te weerleggen zijn.
“Wij zien hier de voordelen zeker van! Gebruik je TOPdesk en zie je net als wij de meerwaarde van de slimme sparing van Senbased? Neem dan contact op met Senbased of TOPdesk (n.best@topdesk.com). Dan kijken we samen welke vervolgstap het beste bij uw organisatie past.”